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GALIAN - Assurance RCP : Déclaration de sinistre et constitution de dossier
14.04.16

[e-Mo RCP] Profession : Déclaration de sinistre et constitution de dossier 

Afin que votre dossier RCP soit traité conformément à vos attentes, il est indispensable de constituer un dossier complet à adresser directement auprès de Gras Savoye. 
En effet, la collaboration de l’agence est indispensable tout au long de la vie du dossier tant pour la communication des pièces que pour son avis sur les documents échangés.

Vous trouverez sur votre extranet GALIAN, la fiche de déclaration de sinistre qui permet de servir de trame et comporte la liste des pièces essentielles à transmettre pour l’instruction d’un dossier. 
Cette liste n’est pas exhaustive et peut être complétée selon les faits de l’espèce.

Certaines pièces sont indispensables pour permettre à l’assureur de prendre position sur la mobilisation des garanties de son contrat et instruire utilement le dossier, notamment :

  • La réclamation du tiers, amiable ou judiciaire (lettre simple, LRAR, courrier d’un avocat, assignation…)
  • Une copie du mandat (de gestion, de location, de recherche de locataire/de bien, de vente, et en matière de syndic les PV des AG vous ayant nommé comme syndic)
  • L’acte rédigé par vos soins (bail, compromis de vente…)
  • Une note chronologique, reprenant l’historique de l’affaire
  • Votre avis sur les faits qui vous sont reprochés 

Constitution du dossier Syndic

  • La réclamation écrite du tiers
  • Un historique des faits
  • Le PV d’AG ayant nommé l’agence syndic à l’origine
  • Les PV des AG au cours desquelles le mandat a été renouvelé
  • Les PV des AG au cours desquelles des décisions – objet de la réclamation – ont été prises
  • Les échanges de courriers avec toutes les parties en cause
  • Votre avis sur votre responsabilité

Constitution du dossier Gérance :

  • La réclamation écrite du tiers
  • La copie du mandat de gestion
  • Un historique du dossier
  • La copie des correspondances échangées
  • La copie du bail
  • La copie de l’état des lieux d’entrée et de l’état des lieux de sortie, 
  • La convocation à toute expertise contradictoire amiable au titre de laquelle la RC du gestionnaire du bien pourrait être recherchée
  • Votre avis sur votre responsabilité

Constitution du dossier Transaction :

  • La réclamation écrite du tiers
  • La copie du mandat de vente ou de recherche d’acquéreur
  • La copie des pouvoirs donnés au signataire du mandat en cas d’indivision
  • Un historique des faits
  • La copie du titre de propriété du vendeur, 
  • La copie du certificat loi Carrez et des diagnostics obligatoires (amiante, plomb, parasitaire dans certaines communes, électricité, énergétique, gaz, risques naturels et technologiques)
  • La copie du compromis
  • La copie de l’acte authentique s’il a été passé
  • La copie des pièces relatives aux problèmes soulevés par le demandeur
  • Le copie des correspondances qui ont été échangées avec le vendeur, l’acquéreur, les notaires, les services de l’urbanisme …
  • Votre avis sur votre responsabilité