Dossier locataire : quels sont les documents à fournir ?
Pour louer un logement, un locataire doit fournir un certain nombre de documents. Pour ne rien oublier, voici la liste des documents légalement exigibles, mais aussi ceux qu’un professionnel de l’immobilier ou un propriétaire ne peut pas demander.
Sommaire
Quelles pièces demander à un futur locataire ?
Que risque un locataire qui fournit de faux documents ?
Dossier locataire : quels documents doit fournir une caution ?
Bail location : quels papiers ne peuvent pas être exigés ?
Location : quels papiers doit fournir un bailleur au locataire ?
Comment vérifier un dossier de location ?
En résumé
Quelles pièces demander à un futur locataire ?
La liste légale des justificatifs qu’un propriétaire‑bailleur, ou un mandant, peut exiger d’un locataire a été imposée par le Décret n° 2015‑1437 du 5 novembre 2015, modifié par le Décret n° 2022‑1014 du 19 juillet 2022.
Cette liste est divisée en quatre catégories :
1. Le justificatif d’identité.
2. Le justificatif de domicile.
3. Les justificatifs de situation professionnelle.
4. Les justificatifs de situation de ressources.
En dehors des documents cités ci‑après, aucune autre pièce justificative ne peut être demandée à un locataire.
1. Le justificatif d’identité du locataire
Un seul document justificatif d’identité peut être exigé auprès du locataire. Il doit être en cours de validité et comporter une photographie du titulaire.
Les documents admis sont les suivants :
1. Carte d’identité française ou étrangère.
2. Permis de conduire français ou étranger.
3. Passeport français ou étranger
4. Carte de séjour temporaire.
5. Carte de ressortissant d’un État membre de l’Union européenne (UE) ou de l’Espace économique européen (EEE).
6. Carte de résident.
2. Le justificatif de domicile du locataire
Pour que le dossier locataire soit complet, le candidat à la location doit également donner un justificatif de domicile.
Les papiers acceptés sont les suivants :
1. Les trois dernières quittances de loyer.
2. L’attestation du précédent mandataire ou propriétaire mentionnant que le locataire est bien à jour de ses charges et de ses loyers.
3. Le dernier avis de taxe foncière, ou à défaut, le titre de propriété de la résidence principale.
4. L’attestation sur l’honneur de l’hébergeant indiquant que le candidat à la location réside bien au sein de son domicile personnel.
5. L’attestation d’élection de domicile établissant le lien avec un organisme agréé selon l’article L. 264‑2 du Code de l’action sociale et des familles.
3. Les justificatifs de situation professionnelle du locataire
À l’inverse des autres pièces précédemment mentionnées, un professionnel de l’immobilier, ou un propriétaire, peut demander un ou plusieurs documents stipulant de la situation professionnelle du futur locataire.
Les pièces qui peuvent être fournies sont :
1. Le contrat de travail, le contrat de stage ou à défaut, l’attestation de l’employeur précisant l’emploi et la rémunération proposée, la date d’entrée en fonctions envisagée et, le cas échéant, la durée de la période d’essai.
2. La copie de la carte professionnelle pour les professions libérales.
3. La carte d’étudiant ou le certificat de scolarité pour l’année d’étude en cours.
4. L’extrait K ou K bis du Registre du commerce et des sociétés (RCS), de moins de trois mois, pour les entreprises commerciales.
5. La fiche d’immatriculation au Registre national des entreprises, de moins de trois mois, pour les sociétés du secteur des métiers et de l’artisanat.
6. La copie du certificat d’identification de l’Insee (Institut national de la statistique et des études économiques) comportant les numéros d’identification pour les travailleurs indépendants.
4. Les justificatifs de situation de ressources du locataire
Pour justifier de ses ressources, un locataire peut être amené à fournir une ou plusieurs pièces justificatives, à savoir :
1. Les trois derniers bulletins de paie.
2. Le justificatif de versement des indemnités de stage, retraites, pensions, prestations sociales et familiales ou allocations perçues au cours des trois derniers mois de l’année.
3. Le justificatif de l’ouverture des droits émis par l’organisme payeur, comme la CAF (Caisse d’Allocations Familiales), la caisse de retraite, etc.
4. Les deux derniers bilans comptables ou l’attestation des ressources pour l’exercice en cours (délivrée par un comptable pour les travailleurs indépendants).
5. L’avis d’attribution de bourse (pour les étudiants boursiers).
6. Le titre de propriété d’un bien immobilier (ou le dernier avis de taxe foncière).
7. Les justificatifs de revenus fonciers, de valeurs, de capitaux mobiliers ou de rentes viagères.
8. L’attestation de simulation pour les aides au logement (émise par le locataire, par la CAF ou par la MSA – Mutualité sociale agricole).
9. Le dernier, ou l’avant‑dernier, avis d’imposition ou de non‑imposition.
Si une partie des revenus (ou la totalité) n’a pas été imposée en France, le locataire doit alors donner le dernier ou l’avant‑dernier document correspondant, établi par l’administration fiscale du territoire ou de l’État concerné.
Bon à savoir
Les originaux des documents doivent pouvoir être fournis sur simple demande du propriétaire, de l’agent immobilier ou de l’administrateur de biens (ADB).
Que risque un locataire qui fournit de faux documents ?
Un locataire qui produit de faux documents encourt plusieurs choses :
1. Le délit de faux et usage de faux : passible d’une peine de trois ans de prison et de 45 000 euros d’amende.
2. L’escroquerie : passible de cinq années d’emprisonnement et d’une amende de 375 000 euros.
Dossier locataire : quels documents doit fournir une caution ?
Si le locataire a un garant, alors la caution doit également fournir un certain nombre de documents pour la location du bien :
1. Un seul justificatif d’identité : carte d’identité, passeport ou permis de conduire français ou étranger.
2. Un seul justificatif de domicile : facture d’eau, de gaz ou d’électricité de moins de trois mois, dernière quittance de loyer, attestation d’assurance habitation de moins de trois mois, dernier avis de taxe foncière ou titre de propriété de la résidence principale.
3. Un ou plusieurs justificatifs professionnels : contrat de travail, contrat de stage, copie de la carte professionnelle, fiche d’immatriculation au Registre national des entreprises, extrait K ou K bis, attestation de l’employeur ou copie du certificat d’identification de l’Insee.
4. Un ou plusieurs justificatifs de ressources : trois derniers bulletins de salaire, justificatif de versements des indemnités (retraites, pensions, prestations sociales et familiales, allocations), titre de propriété d’un bien immobilier, dernier avis de taxe foncière, deux derniers bilans, justificatifs de revenus (fonciers, de valeurs, de capitaux mobiliers, de rentes viagères), dernier avis d’imposition ou de non‑imposition.
Bail location : quels papiers ne peuvent pas être exigés ?
Il est interdit de demander certains documents relatifs à la vie privée ou à la situation financière de la personne.
Parmi ces papiers non exigibles, vous retrouverez (liste non exhaustive) :
• le contrat de mariage ou de concubinage,
• le dossier médical,
• la carte Vitale,
• l’extrait de casier judiciaire,
• le relevé de compte bancaire ou postal,
• l’attestation de bonne tenue de compte ou de crédits en cours,
• la production de plus de deux bilans pour les TNS (Travailleurs non‑salariés), etc.
Bon à savoir
Si un propriétaire‑bailleur ou un professionnel de l’immobilier réclame des documents non autorisés, c’est‑à‑dire interdits par la loi, alors il s’expose à une forte amende pouvant aller jusqu’à 3 000 euros (ou 15 000 euros pour une personne morale).
Location : quels papiers doit fournir un bailleur au locataire ?
Les documents qu’un bailleur doit remettre à son locataire ne sont pas les mêmes selon le type de location : vide ou meublée.
Les documents à transmettre au locataire pour une location vide
Pour une location vide, le propriétaire doit fournir à son locataire :
1. Le bail écrit.
2. L’état des lieux d’entrée, lors de la remise des clés.
3. L’état des lieux de sortie, au moment de la restitution des clés du logement.
4. Le dossier de diagnostic technique (DDT).
5. La notice d’information.
6. Le règlement de copropriété, si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.
7. La copie de la convention Anah, si le logement est conventionné avec l’Anah.
8. La copie de la grille de vétusté, s’il a été décidé de l’appliquer.
9. Les quittances de loyer, sur demande du locataire.
10. Le décompte des charges, ainsi que le mode de répartition des charges, un mois avant la régularisation annuelle.
11. Les équipements d’accès à la télévision et à Internet.
Les papiers à fournir au locataire pour un logement meublé
Le bailleur doit fournir les mêmes documents à son locataire que pour une location vide et y ajouter l’inventaire et l’état détaillé du mobilier.
Il doit fournir un extrait du règlement de copropriété qui reprend la destination de l’immeuble et la quote‑part qui est attribuée au logement pour chaque catégorie de charges.
Enfin, le paiement des charges pour une location meublée peut se faire au réel ou au forfait. Si le bailleur opte pour les charges au réel, il doit donner les mêmes documents que pour une location vide. S’il opte pour les charges au forfait, il doit indiquer le montant directement dans le bail. Ce dernier doit être établi sur la liste des charges locatives.
Comment vérifier un dossier de location ?
Face à la multiplication des falsifications des dossiers locataires, bien les vérifier est devenue une étape primordiale lors de la mise en location d’un bien immobilier.
Compte tenu de la diversité et de la multiplicité des papiers à vérifier, il est recommandé de confier cette tâche à des professionnels.
GALIAN‑SMABTP, l’assureur de référence des professionnels de l’immobilier, les accompagne dans la vérification et la validation de leurs dossiers locataires via son service agrément, inclus dans le contrat Garantie des Loyers Impayés (GLI).
Ce service dédié vérifie la complétude du dossier de location, le taux d’effort, le profil du locataire, ainsi que tous les documents fournis. Une fois validé, le dossier est certifié. Ainsi, en cas de litige ou de sinistre avec son locataire, le propriétaire‑bailleur est certain d’être indemnisé.
En résumé
Location appartement : quels documents obligatoires demander à un locataire ?
Un propriétaire peut demander un justificatif d’identité, un justificatif de domicile, ainsi qu’un ou plusieurs justificatifs de situation professionnelle et de ressources à un locataire.
Quels documents le bailleur doit‑il fournir au locataire ?
En fonction du type de location (vide ou meublée), les documents que le bailleur doit fournir au locataire ne seront pas tout à fait les mêmes. Pour les deux types de location, il doit au moins donner : le bail écrit, l’état des lieux d’entrée et de sortie, le dossier de diagnostic technique (DDT), la notice d’information, les équipements d’accès à la télévision et à Internet, ainsi que les quittances de loyer.
Immobilier : quels documents peut‑on demander au garant d’une location ?
Au même titre que le locataire, la caution doit donner des pièces justificatives pour se porter garant du bien immobilier : justificatif d’identité, justificatif de domicile, justificatifs professionnels et de ressources.
DossierFacile : comment constituer un dossier numérique de location ?
L’État met à la disposition des locataires, le site DossierFacile, qui leur permet de procéder à la constitution d’un dossier de location numérique. Les étapes sont simples : il vous suffit de télécharger vos documents qui sont ensuite validés par les agents. Une fois validé, votre dossier est prêt à être envoyé sous la forme d’un lien URL ou au format PDF.
Demande de logement : faut‑il envoyer son dossier de location avant la visite ?
Non, vous devez envoyer votre dossier de location à l’issue de la visite du bien. Si vous êtes intéressé par le logement, alors, vous pouvez déposer un dossier auprès de l’agence immobilière ou du propriétaire‑bailleur.
