Comment assurer la conformité légale de votre agence immobilière ?
Depuis 2018, le RGPD concerne toutes les entreprises qui traitent des données personnelles au sein de leur activité principale, et notamment les agences immobilières. Un agent du secteur immobilier a donc l’obligation d’agir pour être en conformité avec le RGPD immobilier s’il veut éviter les sanctions de la CNIL. Notre éclairage sur le sujet.
Sommaire
1. Qu’est-ce que le RGPD ?
2. RGPD : quelles sont les principales obligations imposées à un agent immobilier ?
A. Le RGPD et le consentement
B. La transparence de l’agence immobilière
C. Les droits des utilisateurs
D. Les données personnelles et la sécurité
E. L’importance du Privacy by Design
3. Comment assurer la conformité RGPD dans les agences immobilières ?
1. Nommer un DPO dans l’agence immobilière
2. Connaître les lois et les réglementations
3. Être capable de gérer les incidents en interne
4. Former les équipes de l’agence et sensibiliser au sujet
5. Réaliser des audits réguliers
6. Savoir gérer les relations avec les tiers
7. Prévenir le blanchiment d’argent
Qu’est-ce que le RGPD?
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) a pour rôle d’encadrer le traitement des données personnelles au sein de l'Union européenne. Il a été mis au point pour suivre les évolutions digitales et les nouvelles pratiques de la société. Il s'inscrit dans la continuité de la Loi française Informatique et Libertés de 1978.
Le RGPD permet d’offrir un cadre juridique aux professionnels, tout en agissant pour la protection des données personnelles des citoyens, afin d’éviter une utilisation frauduleuse et/ou abusive. On entend par données personnelles, les informations suivantes :
- nom/prénoms,
- date de naissance,
- adresse (postale ou email),
- numéro de téléphone,
- sources de revenus,
- mots de passe/identifiants.
Le RGPD cadre la récolte, l'exploitation et la conservation des données. Il concerne toute organisation, publique ou privée, qui traite des données personnelles des citoyens européens et/ou qui est établie au sein de l’Union européenne.
Une agence immobilière doit recueillir des informations personnelles sur ses clients pour mener à bien des opérations de vente et de location : elle est donc soumise à la réglementation RGPD.
RGPD : quelles sont les principales obligations imposées à un agent immobilier ?
Le RGPD repose sur des principes de responsabilité, de confiance et de transparence de la part des agences immobilières envers leurs clients.
Le RGPD et le consentement
L’agent immobilier a l’obligation d’informer son client ou prospect de la récolte et du traitement de ses données personnelles via le site Internet de l'agence (le formulaire doit être clair et précis) ou sur les documents administratifs (mandats, etc.). En échange, celui-ci doit donner son accord explicite pour l’utilisation de ses données.
La transparence de l’agence immobilière
Les agences immobilières ont l’obligation d’informer les clients de leurs droits concernant le traitement de leurs données personnelles. En effet, le client doit savoir dans quel contexte ses données sont utilisées (objectif marketing, statistiques, etc.), comment elles seront traitées, et combien de temps elles seront conservées.
Les droits des utilisateurs
Les clients de l’agence immobilière peuvent exercer leur droit d’accès, de rectification, de modification et de retrait du consentement dès qu’ils le souhaitent. L’agence immobilière doit mettre en place une adresse électronique dédiée au sujet de la protection des données personnelles pour faciliter les échanges.
Les données personnelles et la sécurité
En cas de piratage, l’agence immobilière a l’obligation de contacter la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) après la constatation des faits, et d’informer les clients par la même occasion. Pour sécuriser les données personnelles, il est essentiel d’avoir recours à un logiciel immobilier en conformité avec le RGPD.
L’importance du Privacy by Design
Le Privacy by Design (PbD) décrit le fait que chaque projet et outil (site Internet, application, etc.), liés au traitement des données personnelles d’un client d’une agence immobilière, doivent se faire en conformité avec le RGPD.
Comment assurer la conformité RGPD dans les agences immobilières ?
Afin de respecter la conformité RGP dans le secteur immobilier, plusieurs actions peuvent être mises en place.
1. Nommer un DPO dans l’agence immobilière
Un DPO (Délégué de la protection des données) peut être désigné en interne pour garantir la conformité au règlement européen et assurer un dialogue avec la CNIL.
2. Connaître les lois et les réglementations
Pour assurer la conformité RGPD dans une agence, il est primordial de connaître la loi et la réglementation en matière de protection des données personnelles.
Il est recommandé d’établir un registre de l’utilisation des données avec l’inventaire détaillé des informations collectées, et la manière dont elles sont traitées et sécurisées.
L’agence immobilière doit également mettre en place un système de collecte des preuves de consentement. Ces documents pourront être transmis à la CNIL en cas de contrôle.
Le site Internet, les logiciels immobiliers et contrats (mandats de vente, location, etc.) doivent également mentionner la clause RGPD pour être conformes à la loi.
L’agence immobilière a l’obligation de connaître les délais légaux de conservation des données.
Il est aussi essentiel pour une agence de connaître les normes environnementales en vigueur dans le secteur immobilier en France (RT 2012, RT 2020, BBC, HQE).
La bibliothèque juridique numérique de Galian est un précieux outil pour assurer la conformité de l’agence immobilière, et se tenir à jour de la législation RGPD.
3. Être capable de gérer les incidents en interne
En cas de violation des données personnelles des clients, les agences immobilières sont préparées à détecter, à rapporter, et à enquêter sur l’incident. Elles doivent également prévenir la CNIL, et les clients concernés, dans un délai de 72 h.
4. Former les équipes de l’agence et sensibiliser au sujet
Un agent immobilier visionne chaque jour les informations personnelles de ses clients. Pour prendre conscience des enjeux RGPD, ce dernier doit être sensibilisé à la protection des données personnelles pour réduire le risque de violation d’informations sensibles.
Pour cela, le personnel de l’agence peut suivre une formation continue aux principes RGPD afin de connaître en temps réel les mises à jour de la loi, et les meilleures pratiques à adopter au quotidien.
5. Réaliser des audits réguliers
Pour entrer dans le processus continu de la conformité avec le RGPD, les agences immobilières doivent planifier régulièrement des audits pour s’assurer que leurs pratiques conviennent aux exigences actuelles. C’est également l’occasion de souligner les axes d’amélioration à prévoir en cas de non-conformité.
6. Savoir gérer les relations avec les tiers
Au cours de son exercice, une agence immobilière peut être amenée à travailler avec différents partenaires externes : agents de maintenance, photographes immobiliers, etc. Elle a l’obligation de s’assurer que ces derniers respectent aussi la conformité RGPD.
En ce qui concerne le transfert des données personnelles en dehors de l’Union européenne, les agences immobilières doivent vérifier que le niveau de protection proposé par le pays destinataire est conforme aux clauses approuvées par la Commission européenne.
7. Prévenir le blanchiment d’argent
L’immobilier est un secteur qui peut être sensible au blanchiment d’argent avec les financements variés utilisés par les clients et les volumes de transaction importants.
L’agent immobilier doit donc être vigilant concernant les données personnelles du client (profil, montage financier, etc.). Il doit aussi évaluer les risques, et signaler la situation à la Tracfin (organisme de renseignement financier sous l’autorité du ministère de l’Économie, des Finances et de la Relance) en cas d’anomalie détectée.
Ce qu’il faut retenir
- Le RGPD est entré en vigueur le 25 mai 2018, et concerne toutes les entreprises traitant des données personnelles, y compris les agences immobilières.
- Ce règlement vise à protéger les données personnelles des clients, des prospects ou même des fournisseurs, afin d’éviter leur utilisation abusive.
- Pour assurer la conformité légale d’une agence immobilière et répondre aux évolutions technologiques, le RGPD impose des ajustements et des obligations pour agir en toute transparence dans leur communication, protéger les données personnelles de leurs clients, et augmenter leur satisfaction.
