Professionnels de l’immobilier : êtes-vous conformes au RGPD ?
Entré en application le 25 mai 2018, le règlement général sur la protection des données (RGPD) concerne tous les professionnels de l’immobilier. Il ouvre de nouveaux droits à vos clients quant à la protection de leurs données personnelles. Avec de nombreuses obligations pour vous, professionnels. Retour sur ses principaux points clés, pour vous assurer de rester en conformité.
Pourquoi un RGPD ?
Le RGPD constitue un changement majeur en matière de droit numérique européen. Cette réglementation vise à aller plus loin dans la protection des données personnelles récoltées et utilisées par les professionnels. Nom, numéro de téléphone, âge, centres d’intérêt, profession… auparavant, toutes ces informations pouvaient être utilisées sans consentement et fuiter, notamment, en dehors de l’Europe. Le RGPD entend combler ces failles.
Concrètement, toutes les entreprises dont les activités nécessitent la récolte de données doivent se conformer à cette réglementation, notamment, les agences immobilières et les syndics de copropriété.
Cette loi s’applique à toutes les données collectées sur vos clients ou sur vos prospects, qu’il s’agisse de bailleurs ou de locataires par exemple. Attention, le RGPD impose une série d’obligations, et n’est pas à prendre à la légère. Son non-respect est puni d’amendes sévères, pouvant atteindre 4 % du chiffre d’affaires global. Un montant qui incite à la vigilance !
Vers davantage d’information et de transparence
Le RGPD renforce le droit à l’information au sens large, avec un mot d’ordre : la transparence. Désormais, les personnes doivent pouvoir accéder aux données que vous collectez sur elles, les consulter, ou les télécharger. De plus, elles doivent comprendre clairement pourquoi et comment vous collectez ces données. Qui est responsable du traitement ? Comment et par qui seront traitées ces informations ? Combien de temps seront-elles conservées ? À toutes ces questions, vos contacts devront pouvoir trouver réponse, en quelques clics. C’est pourquoi il est recommandé d’inscrire toutes ces réponses dans les mentions légales de vos pages web, et de créer une adresse mail dédiée à la protection des données personnelles. Ainsi, vos clients sauront à qui s’adresser s’ils veulent exercer leurs droits.
Hébergement, portabilité : les droits des utilisateurs
Le RGPD inclut également de nouveaux droits. Notamment, celui de la portabilité des données. Désormais, les individus peuvent non seulement accéder à leurs données, mais aussi les modifier, les transférer à un tiers, voire les supprimer, pour faire valoir le « droit à l’oubli ». Ainsi, le propriétaire d’un bien en vente pourrait demander à son agence immobilière de lui transmettre toutes ses données personnelles, pour les communiquer à une nouvelle agence. Ou encore, des locataires en fin de contrat avec leur bailleur peuvent exiger qu’il supprime toutes les données personnelles qu’il détient sur eux.
Du point de vue légal, les professionnels de l’immobilier sont aujourd’hui dans l’obligation d’informer les personnes de l’existence de ce droit à la portabilité : cela doit figurer dans vos mentions légales.
Recueil du consentement sur les formulaires ou contrats
Lorsque vous collectez des données, l’internaute doit désormais vous donner son consentement de manière explicite. Aussi, dans les formulaires que vous utilisez sur votre site Internet, vous devez indiquer clairement que les informations sont collectées à des fins marketing et qu’elles ne seront pas revendues. En pratique, veillez à ajouter une case à cocher dans les formulaires.
DPO : est-ce obligatoire ?
Le RGPD implique-t-il forcément le recours à un DPO, c’est-à-dire un délégué à la protection des données, le référent interne sur ces questions ? Dans les faits, ce n’est obligatoire que dans de rares cas. À savoir, si vous êtes un organisme public, si vous traitez des données sensibles (de santé, par exemple), ou si votre activité exige un suivi systématique et régulier des personnes à grande échelle (les grands acteurs du numérique, par exemple). Si votre structure n’entre pas dans l’une de ces trois catégories, vous pouvez faire abstraction de cette obligation.
En revanche, sachez que disposer d’une personne formée à la gestion des données et maîtrisant le sujet est un atout. Ce collaborateur ou cette collaboratrice disposera ainsi des compétences juridiques et techniques nécessaires pour anticiper les risques et répondre aux questions de vos clients.
Car il ne faut pas oublier que le RGPD peut être un atout pour les professionnels de l’immobilier. À travers la transparence qu’il instaure, il crée un climat de confiance globale. Idéal pour créer une relation de long terme avec vos clients.